Max im Gespräch mit Michael Althoff, Geschäftsführer Yellotools, Windeck.
„Ganz konkret ist es einfach so, dass wir den Mitarbeitern und den Mitarbeiterinnen morgens eine halbe Stunde Zeit geben, das zu verbessern, was sie gestern genervt hat.“
Die Firma Yellotools Ltd. In Windeck nutzt den 2 second lean Prozess seit bald 20 Jahren. Mit viel Erfolg, wie Michael Althoff, Gründer und Geschäftsführer im aktuellen Podcast mit Max Meister zu berichten weiß.
Michael Althoff hat jetzt auch ein Buch zum Thema Lean Management unter dem Titel „Lean Deal“ geschrieben. Grund genug ihn in einem Podcast zu den Anfängen und die weitere Entwicklung dieser Management Methode in seinem eigenen Unternehmen zu befragen. Denn eins wird beim Hören des Gesprächs ganz klar, Michael Althoff und seine Mitarbeiter brennen im positivsten Sinne des Wortes für das Thema. Und so überrascht auch der Untertitel des Buches von Michael Althoff nicht: „…was ist DRIN für mich?“ Der könnte so auch als Überschrift über diesem Podcast stehen. Viel Motivation, viel Begeisterung und vor allem eine „hands on“ Hinführung zu einfachen Umsetzungsschritten.
Viel Freude beim Hören.
Wir freuen uns weiter über Fragen, Anregungen, Themenvorschläge an max@supplychainhelden.de
Transskript
Transskript/Links/Translation
MAX MEISTER: Okidoki. Lohnt es sich, über eine Verbesserung, die zwei Sekunden Zeit einspart, zu sprechen? Ich persönlich finde ja, wenn euch das interessiert, dann bleibt auf jeden Fall dran. Ich habe heute Michael Althoff bei mir zu Gast, von der Firma Yellotools, ein absoluter Vordenker im Bereich Lean Thinking und hat jetzt grade ein Buch geschrieben, heißt „The Lean Deal“ und wird demnächst veröffentlicht. Und für mich ist das ein super spannendes Konzept. Wir haben das zum Teil bei uns implementiert, mit großen Teilen bin ich noch nicht zufrieden, werde aber auch hier dran bleiben. Für mich ein total inspirierender Podcast, wo ich einfach sage, Mensch, da kann man viel lernen. Und wenn wir das so ein bisschen hinkriegen, dass die Menschen Lean denken, Lean verstehen, dann bin ich mir sicher, dass es einfach mehr glückliche Menschen gibt, die Spaß haben im Job und denen es einfach besser geht, als wenn sie es nicht tun. Und ich war am Ende nicht ganz zufrieden, mit seiner Antwort, wie ich meine Frau davon überzeugen kann, dass wir auch zuhause 2 second lean einführen. Aber nichtsdestotrotz eine echt coole Episode und ich wünsche euch viel Spaß und wie immer freue ich mich über Feedback an max@supplychainhelden.de. Also auf geht es. Schauen wir mal, ob das alles funktioniert. Sieht ganz gut aus. Okay, dann legen wir mal los. Okidoki. Also heute sitzt Michael Althoff bei mir, Geschäftsführer und Gründer von Yellotools und er hat ein Pulli an, da steht drauf: „Sign making is the best job in the world.“
MICHAEL ALTHOFF: Jawohl.
MAX MEISTER: Ich vermute mal, dass du in der Branche arbeitest, auch wenn du DESWEGEN nicht unbedingt heute hier sitzt, oder?
MICHAEL ALTHOFF: Das ist das, wo ich mein Geld natürlich mit verdiene und wo auch mein Herz dran hängt und wo ich Lean mit ins Leben bringen darf. Werbetechnik ist für mich der schönste Job der Welt, weil er einfach Kreativität, Handwerk, Psychologie, Farben, Formen, Kunst und Technik, alles miteinander verbindet. Da ist kein Tag wie der andere. Du hast wirklich mit den wildesten Materialien, mit Menschen, mit Aufgaben, mit Kunst zu tun und ohne Handwerk, ohne handwerkliches Geschick geht nichts. Also es ist eine geniale Mischung, wo du einfach, wo es nie langweilig wird.
MAX MEISTER: Ja. Das kann ich mir auf jeden Fall vorstellen. Du sitzt heute aber hier, weil mich ein Thema, das dich sehr antreibt, auch interessiert. Und da möchte ich ganz kurz schnell ausholen. Ich habe vor Jahren mal das Buch „2 second lean“ gelesen, von Paul Akers und habe dann auch eins, zwei Jungs bei mir in der Logistik begeistert für das Thema. Und im Endeffekt, also ich würde es mal so zusammenfassen, geht es um kontinuierliche Verbesserung in ganz, ganz, ganz kleinen Schritten. Und ich will jetzt heute mal ein bisschen versuchen, heraus zu kitzeln, weil, du bist nämlich schon sehr weit auf dieser Reise, wie du sozusagen das ganze Thema angegangen ist. Und jetzt würde mich interessieren, wie definierst du denn das Thema „2 second lean“?
MICHAEL ALTHOFF: Also vielleicht müssen wir wirklich ein bisschen ausholen. Ich habe meine Firma vor 17 Jahren gegründet, einfach auch aus einer, ja, du kennst das, du weißt, die besten Ideen starten mit: „Halt mal mein Bier.“ Genauso war das bei mir auch, ich habe dann auch von meiner Werbetechnikfirma her mit einer Produktidee gestartet und das wurde immer mehr, immer mehr. Und das Ganze ging ins Chaos, das ging in Anarchie über, weil es einfach viel zu viel wurde. Und ich hatte halt damals das große Glück, dass der Paul Akers schon seit weit über 20 Jahren mein Freund ist. Also ich habe den Paul kennengelernt, da war er noch gar nicht mit Lean so unterwegs oder damals nannte das noch jeder Kaizen oder was auch immer du dazu sagen willst. Aber er fing halt grade damit an und wir haben uns getroffen, nicht wegen dem Thema, sondern weil wir halt befreundet waren und sind. Und ich habe dann im kleinen Café mit ihm zusammen gesessen und habe ihm mein Herz ausgeschüttet und habe ihm gesagt: „Du Mensch, ich glaube, ich gebe das wieder dran, weil, bei mir ist einfach nur Chaos. Ich kriege die Leute nicht auf die Spur, ich kriege die Ware nicht aus der Tür und mein Leben geht wirklich grade echt extrem den Bach runter, weil alles nur Chaos ist und die Menschen um mich herum, die scheinen alle blöd zu sein, ja? Die wissen nicht, was sie tun sollen und sind nur mit sich selber beschäftigt und konzentrieren sich nicht auf das, was einfach jetzt grad wichtig wäre.“ Und da hat der Paul in seiner unnachahmlichen Weise mich gefragt und gesagt: „Du hör mal, bei all den Fehlern und Problemen, die bei euch in der Firma Yellotools auftauchen, wie viel Prozent davon sind menschlicher Fehler und welche sind Prozessfehler?“ Und da habe ich ganz klar gesagt: „Also in meiner Firma mindestens 70 Prozent menschlicher Fehler, wenn nicht mehr.“ Ja? Ich habe so die Woche Revue passieren lassen davor und denke: „Ach Gott die Palette und die und Retoure und falsche Lieferung, oh Gott, alles Chaos.“ Und da hat der Paul mich einfach ausgelacht und hat gesagt: „Nee du pass auf, es ist so, in einem Unternehmen ist es zu 99 Prozent ein Prozessfehler und nur 1 Prozent menschlicher Fehler.“ Und da wollte ich ihm eine von diesen schweren amerikanischen Kaffeetassen an den Kopf hauen, weil ich dachte, du kennst uns nicht, du weißt nicht, wie wir ticken. Du weißt nichts von der deutschen Arbeitsmentalität. Ihr habt hier in Amerika hire and fire, das haben wir bei uns nicht, wir müssen da durch irgendwelche Dinge durch. Dann habe ich ihm die Frage zurückgestellt. Ich sage: „Okay, du mit deiner tollen Lean-Company, was ist denn der größte Fehler, der bei euch in der Firma immer noch passiert, in eurer Lean geschmierten super Firma?“ Und da hat er eine Sekunde gebraucht um die Frage zu beantworten und sagt: „Der größte Fehler bei Fast Cap,“ also seiner Firma „ist das sogenannte guessing – assuming“. Die Annahme, dass…, davon ausgehen, dass… Wenn du als Chef davon ausgehst, du hast alle Leute so richtig trainiert, du hast die Leute richtig ausgebildet, jeder weiß, was er zu tun hat, dann hat er ein Problem. Weil nämlich du der Annahme bist und das ist der Fehler. Du darfst es nicht annehmen, du musst es wissen. Man muss lernen, dass beim Fehler, der passiert ist, NIEMALS den Menschen zu attackieren, sondern immer erst den Prozess.
MAX MEISTER: Also das kann ich sehr gut nachvollziehen, sehe ich auch ähnlich. Also ich glaube sozusagen, dass es wichtig ist, dass man viele Sachen auch bis ins Detail selber macht und sich anschaut. Das geht natürlich nicht bei allem. Würde mich aber jetzt trotzdem nochmal interessieren, wie hast du denn dann konkret angefangen?
MICHAEL ALTHOFF: Auch da, klar, ich wusste natürlich nicht, am Anfang war die Erkenntnis, ich bin also nach Hause geflogen und habe mir gedacht, Mensch, hat er wirklich Recht? Und ich habe mir dann ein, zwei Wochen lang meine Firma und meine Fehler und meine Probleme angeschaut und das war tatsächlich so, dass immer dann, wenn ein Fehler passiert war, bin ich davon ausgegangen, ich habe den richtigen Menschen an der richtigen Stelle. Dem war nicht so. Und ich habe natürlich den Paul dann wieder angerufen und habe gesagt: „Mensch, was mache ich denn jetzt als Nächstes?“ Und dann hat er mich eingeladen und sagte: „Okay, du kannst zu uns kommen, du kannst dir das anschauen, du kannst den Weg sehen, den wir gehen und dann kannst du dir selber Gedanken machen, was du machen möchtest.“ Und ich bin dann zu ihm und habe dann tatsächlich diese Instrumentarien gesehen, die er bespielt, wie diese sogenannte drei S, dann dieses Morning Meeting, also all diese ganzen Fachbegriffe, die mit Sicherheit hier auch schon mal thematisiert worden sind.
MAX MEISTER: Wobei in dem Fall, beschreib mal ganz kurz, wie sieht so ein Morgenmeeting aus?
MICHAEL ALTHOFF: Ja, also da komme ich gerne drauf zurück. Auf jeden Fall habe ich mir das angeschaut bei ihm und habe zwar natürlich auch gedacht, das kriege ich niemals bei uns durch, das kriege ich niemals von Amerika nach Windeck, im bergischen Land, im schönen Siegtal getragen. Aber ich habe einfach das gemacht, was er mir gesagt hat. Ich habe einfach sturheil sein/ bin seinen Weg gegangen. Er hat mir dann auch damals gesagt: „Ich habe alle Fehler für dich schon gemacht, du kannst die Lösung kopieren oder deinen eigenen Weg gehen.“ Ganz konkret ist es einfach so, dass wir den Mitarbeitern und den Mitarbeiterinnen morgens eine halbe Stunde Zeit geben, das zu verbessern, was sie gestern genervt hat. Das heißt, wir geben diesen sogenannten drei S, es sind normalerweise fünf S, fünf unaussprechliche japanische Namen, die sich wirklich kein Nichtabiturient wie ich oder Staplerfahrer oder wie auch immer nennen mag, wir haben es auf diese drei S runtergebrochen. Dieses Sweeping, Sorting, Standardizing, das beschreibt einfach diese, den Arbeitsplatz saubermachen, der Arbeitsplatz aussortieren und standardisieren. Hört sich jetzt komplizierter an als es ist. Muss man sehen, ist wirklich ganz simpel. Auf jeden Fall haben wir eine halbe Stunde am Tag Zeit, ja, zwei Sekunden besser zu werden wie gestern. Zwei Sekunden schneller, zwei Sekunden qualitativ hochwertiger. Die zwei Sekunden sind da einfach auch ein Platzhalter für ein kleines bisschen, damit man nicht die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überfrachtet und von ihnen abverlangt, dass sie jeden Tag einen großen Wurf machen. Das würde schnell müde machen.
MAX MEISTER: Eine kurze Zwischenfrage und zwar, sag doch mal ein Beispiel, was du jetzt bei uns hier unten in der Logistik gesehen hast, was so eine klassische, ein Quick-Win oder so eine kleine Verbesserung wäre, was ist dir da aufgefallen? Ein Beispiel für die Hörer?
MICHAEL ALTHOFF: Na ja, ich habe zum Beispiel gesehen, ihr habt Etikettendrucker an einer Station und jeder, der einen Etikettendrucker hat, weiß, dass er die Etiketten von Hand abreißen muss, über so eine Zahnschiene und diese Zahnschiene, die hinterlässt wahnsinnig viel Papierstaub. Papierstaub ist das ekligste was du dir vorstellen kannst und ihr habt das Ding direkt auf einem Rechner liegen. Auf so einem kleinen flachen Interrechner und dieser Papierstaub geht direkt auf die Festplatte, geht direkt in diese ganzen Lüfterdinger rein und ihr werdet einmal im Jahr das Ding austauschen müssen, weil er einfach fritte ist. Stell dir das Ding woanders hin, ja, wird dieser Rechner drei, vier Jahre alt werden. Das heißt also, die tausend Euro, die da anfallen, wird eurem Kunden NICHT in Rechnung gestellt werden müssen. Das ist jetzt nur so eine Sache, die ich heute Morgen mal ganz schnell gesehen habe.
MAX MEISTER: Genau.
MICHAEL ALTHOFF: Aber ihr seid schon ziemlich cool unterwegs mit Lean, muss ich ganz ehrlich sagen.
MAX MEISTER: Ja. Aber tatsächlich, jeder, der mich kennt, weiß, wie ich reagiert habe, als du auf den Computer gezeigt hast. Und begeistert bin ich da natürlich nicht, wenn ich sowas entdecke. Allerdings ist es so, in dem Fall hast du mich ja drauf hingewiesen. Das Spannende an dem Konzept ist, dadurch, dass man sozusagen versucht, in so kleinen Schritten besser zu werden, hat man einen ganz anderen Gestaltungsspielraum. Und im ersten Step habe ich mir gedacht: „Oh man Max, das kannst du doch nicht machen. Du kannst doch nicht den Etikettendrucker da auf dem Computer stehen lassen.“ Aber es war, das ist ein Verbesserungspotential und deswegen ist es ja eigentlich schön, wenn man sozusagen in kleinen Schritten da drauf hinweist und sagt: „Oh, hier, das müssen wir anders machen.“ Also deswegen, sage ich mal, ist meine kurzfristige Verärgerung schnell gewichen eigentlich dem positiven Gefühl und ich sage: „Mensch, das machen wir besser in Zukunft.“
MICHAEL ALTHOFF: Ja, Verärgerung ist ja hier der vollkommen falsche Ansatz, denn wir dürfen nicht vergessen, das ganze Ding kommt schon irgendwo von Toyota, kommt aus dem Japanischen und nennt sich dort Kaizen, das ist also aus diesen beiden Wörtern Kai und Zen zusammengesetzt und das steht für „niemals gut“, ja? So. Es gibt kein Ende an Verbesserung und das ist für mich auch ein Schlüssel, denn das müssen wir akzeptieren lernen. Wir müssen akzeptieren lernen, dass es kein Ende an Verbesserung gibt. Und dann fängt die ganze Geschichte vielleicht auch ins Esoterische abzudriften, dass du sagst, okay, wenn es niemals perfekt wird, warum sollen wir es denn tun? Weil der Weg dahin Spaß macht. Weil einfach dieses permanente Wachsen mit dem Produkt, mit dem Kunden, mit dem Prozess, mit den Mitarbeiterinnen und mit den Mitarbeitern, dass dieses ganze Wachstum, dieses never ending growing, dass das einfach eine mega spannende Reise ist und jeder Tag ist einfach noch cooler wie der andere und das auf eine nicht absehbare lange Zeit. Ich meine, das ist doch genial.
MAX MEISTER: Ja, also tatsächlich ist es so, wenn man das genauso annimmt, geht es mir ähnlich. Ich habe natürlich auch Zeiten, wo man dieses growing in dem Sinne nicht jeden Tag so fühlt. Das ist bei mir zumindest so. Ich finde das aber auch nicht schlimm, also sondern das ist auch das, das ist eine Reise und jeden Tag ein Neuwert, da draufzugehen. Ich hätte aber noch eine Frage nochmal, also beschreib nochmal bitte, ihr habt den drei S Prozess in der Früh, eine halbe Stunde, wo ihr versucht, den Arbeitsplatz aufzuräumen, auszumisten, alles wieder so herzustellen, wie er in der Regel sozusagen optimal sein soll. Und in der Zeit dürfen die Mitarbeiter auch Zeit investieren, in Verbesserungen?
MICHAEL ALTHOFF: Und standardisieren. Also das ist das dritte S und das ist meines Erachtens das Wichtigste. Du hinterfragst den Prozess, was ist gestern nicht optimal gelaufen? Was hat mich geärgert? Was hat mich genervt? Wo haben wir ein Flaschenhals, ja? Wo haben wir so ein Speedbump? Wo kommen wir nicht weiter? Und den nehmen wir an, wir attackieren den Prozess. Wir wissen, wir haben uns gestern vielleicht auch zwischenmenschlich an einer Sache gerieben und diese nehmen wir auch ins Morning Meeting mit rüber und diskutieren die tatsächlich in Kollektiven, also im großen Gehirn, nicht im kleinen. Und wir sagen dann, okay, was können wir ändern, um dieses Problem, was wir gestern hatten, nie wieder zu haben. Und da, boah, da steckt für mich einfach auch der ganze Reiz und da steckt für mich auch, ja, der Zauber von dieser ganzen Philosophie drin. Also ich kann das gar nicht anders beschreiben, das muss man sehen.
MAX MEISTER: Ja, aber ich kann es mir gut vorstellen, so wie du es beschreibst. Du hast ja auch ein Buch geschrieben, da kommen wir später gleich noch dazu. Ich möchte aber nochmal schnell, also „Three S-íng in the morning“ und danach gibt es ein Morning Meeting. Wie sieht es konkret bei euch bei Yellotools aus?
MICHAEL ALTHOFF: Also wir haben dem Morningmeeting natürlich einen festen Rahmen gegeben, damit man sich in irgendeiner Weise an einer Reling entlanghangeln kann. Aber nichts ist steter als der Wandel, das wusste schon Nitsche, wir haben natürlich da auch wahnsinnig viel Spiel und sind flexibel. Aber im Grunde genommen geht es halt so ab, dass wir nach einem festen Ritual diese Geschichte machen, die jetzt hier im Detail zu erklären, würde wirklich den Rahmen dieses Podcasts sprengen. Aber es sind so Eckpunkte wie, wir verlesen die Umsatzzahlen vom Vortag und lassen so die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter permanent teilhaben, wo stehen wir, was gibt es zu tun, was müssen wir machen. Sind wir im Fahrwasser, sind wir alle safe. Dann reden wir über Probleme, reden über Fehler. Wir reden über Verbesserungen. Wir reden über Besonderheiten im Tagesablauf. Wir haben eine Sache etabliert, das nennen wir 2 hours of power. In diesem Moment werden dann Abteilungen dazu eingeladen, kundzutun, wenn sie irgendwie mit ihren Zielen hinterherhängen, das Tagesziel nicht erreicht werden kann, weil zu wenig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter da sind und dann erklären sich die Mitarbeiter aus anderen Abteilungen dazu bereit, zwei Stunden zu helfen. Und da ist es richtig cool, weil, du siehst unsere Mediengestalterin, wie sie sich eine Schürze anzieht und runter in den Versand zum Packen geht. Du siehst unsere Einkäuferin, wie sie in die Schreinerei geht und hilft, Teile zu schleifen. Also da gibt es ein riesen großes Crosstraining und das ist ein Teambuilding vom allerfeinsten, weil jeder weiß, ich kann mich auf jeden einzelnen von den anderen verlassen. Wenn bei uns was hängt, dann geht es los. Wir haben viele kleine Einzelbausteine in diesem Morningmeeting drin, das wird auch permanent verändert. Wenn wir merken, das klappt nicht so wie wir das wollen, dann machen wir das anders. Wir schauen jeden Morgen die sogenannten hundert Sekunden Tagesschau, damit jeder so ein bisschen aktuell wird, zu Zeiten von nicht Corona machen wir gleich ein bisschen Sport am Anfang, also drei Minuten Auflockerung, Dehnungsübungen und solche Geschichten. Ja, muss man sich anschauen, ist eine ganz tolle Sache.
MAX MEISTER: Genau, ich bin deswegen drauf eingegangen, weil, ich habe mir natürlich, also meine Frau verarscht mich deswegen, weil ich mir am Wochenende Samstag in der Früh Logistik- oder Leanvideos anschaue, über YouTube, deswegen habe ich viele sozusagen von den Videos gesehen und weiß, dass das Morgenmeeting wichtig ist. Zwei Fragen, erstens, wer nimmt alles teil und wie lange dauert es? Damit man die Investition auch von deiner Seite ein bisschen einschätzen kann.
MICHAEL ALTHOFF: Alle. Absolut alle. Also das ist das Wichtigste. Jeder nimmt daran teil. Also unsere Kunden haben sich dran gewöhnt, dass von 8:30 Uhr bis 9:00 Uhr niemand erreichbar ist am Telefon, sie wissen das, sie wissen auch, warum wir es tun. Es dauert eine halbe Stunde, plus minus. Also wir hatten schon mal Morningmeetings, die waren halt nach 16 Minuten rum. Manche dauern dann auch mal 42 Minuten. Wir versuchen es schon irgendwo in der halben Stunde zu halten, weil, sonst verzettelt man sich. Je knackiger, je kürzer, desto besser. Aber eine halbe Stunde geben wir uns. Das heißt, mit den drei S und mit dem Morningmeeting zusammen ist es eine Stunde. Das heißt, wir arbeiten eigentlich nur sechs Stunden am Tag, wenn du die Pausen abziehst. Und ich kann dir eins sagen, wir kriegen jetzt in sechs Stunden mehr geschafft, als wir früher in der ganzen Woche geschafft bekamen und das ist unfassbar. Weil, da kommen Ideen, Verbesserungsvorschläge. Da kommen Dinge auf den Tisch. Du als Chef oder als Gründer oder was auch immer, du stehst nur noch da, hast Gänsehaut, weil du siehst, wie dein Team dich schiebt. Also du kennst es selber oder die meisten Firmenchefs da draußen, die uns jetzt zuhören, die kennen das Problem, dass sie eigentlich andauernd irgendwelche Leute hinter sich herziehen müssen und sagen, hey komm, ich habe eine coole Idee, ich habe eine tolle Sache, lass uns das doch mal probieren, bitte komm, glaub mir, vertrau mir, mamama. Und das macht dich müde, das macht dich fertig, das macht dich einfach nur kalt und lethargisch. Wenn du aber jetzt wie ich oder wie viele anderen Leanfirmen, von denen ich das hundertprozentig weiß, wenn du auf einmal von deinem Kollegium getragen wirst, geschoben wirst, wenn diese ganzen Verbesserungsvorschläge eins zu eins selber unsupervised, umgesetzt werden, du einfach mal eine Woche auf einer Messe warst, kommst wieder, auf einmal ist ein Loch in der Wand, weil sie merken, wir haben über ein Spaghettidiagramm festgestellt, dass es super wäre, da eine Türe zu haben und haben das dann direkt durchgezogen und können mir nachweisen, wir produzieren dieses Produkt jetzt 20 Prozent schneller. Dann hast du einfach nochmal eine Gänsehaut. Das ist einfach nur noch schön.
MAX MEISTER: Ja. Kann ich mir sehr gut vorstellen, in manchen Bereichen auch in dem Sinne selber erlebt. Jetzt geht es mir noch drum, wenn sich jetzt ein Hörer inspiriert fühlt und sagt, Mensch, das hört sich gut an, also zum einen soll er dein Buch natürlich hier lesen „The Lean Deal“, da frage ich gleich noch zwei, drei Sachen dazu. Aber wie würdest du dem empfehlen soll er mit dem Thema anfangen?
MICHAEL ALTHOFF: Genau aus dem Grund habe ich dieses Buch geschrieben. Ich habe, das ist ein bisschen, also das ist meine Dankbarkeit, die ich zurückgebe an alle Lean-Mentoren, die ich in meinem Leben sehen, erleben durfte und von denen ich lernen durfte. Es sind unfassbar geniale Menschen da draußen, die sich diesem System verschrieben haben und die ihre Herzen und ihre Türen öffnen, dass du kostenlos hingehen kannst, schauen kannst, wie machen die das, was machen die, warum machen die das. Weil sie das Netzwerken so verinnerlicht haben, wie wir das auch getan haben. Und ich habe dieses Buch genau nach dem Prinzip geschrieben, dass man so eine Art Step-by-Step-Anleitung hat. Wie fange ich an, was mache ich am besten, welche Fehler werden auftauchen, welche Probleme werden sich mir in den Weg stellen, wie kann ich die lösen. Das ist natürlich mein Weg. Das ist natürlich nur meine Momentaufnahme, die ich in meinem Leben so gesehen habe. Aber mir haben viele Menschen bestätigt, dass wenn sie es genauso machen wie ich es von von Greg Lea, von Ashley Bayley, von Paul Akers, von all diesen Menschen einfach eins zu eins erstmal für mich adaptiert habe und dann meine Nuancen eingebracht habe. Wenn ich das so tue, habe ich Erfolg. Punkt. Also ich habe einen vorprogrammierten Forecast, den kann ich beweisen, den kann ich hundert Prozent nachweisen. Und dann kannst du immer noch sagen, okay, das und das funktioniert bei uns nicht so oder wir haben eine bessere Idee. Aber wenn du eine bessere Idee hast, dann möchte ich von dieser besseren Idee hören, weil, ich mache Lean jetzt, keine Ahnung, dreizehn, vierzehn, fünfzehn Jahre, ja, ich glaube schon und ich bin immer noch neugierig wie ein kleines Kind, heute Morgen durch deine Firma zu laufen und zu sehen, dass du zwei, drei Sachen viel, viel geiler machst wie ich. Da kommt bei mir kein Neid auf, sondern ich habe Hummeln im Hintern und will direkt nach Hause und will dies umsetzen. Das finde ich einfach nur großartig oder zu sehen, wie groß eine Firma wachsen kann wie deine, ja. Und ich weiß, ich bin zwar 17 Jahre jetzt mit Yellotools dabei, aber the sky is the limit. Und das ist einfach nur genial.
MAX MEISTER: Ja. Also in dem Fall, sehe ich auch ganz ähnlich. Man lernt mit jedem Besuch und man sieht überall Chancen. Also gehen wir doch nochmal ganz kurz auf das Buch ein, das heißt „The Lean Deal“ und vor allem, was ist drin für mich? Ich bin mir, also ich habe ja viele Lean-Bücher auch gelesen und ich bin mir sicher, dass du den Untertitel beziehungsweise den Slogan mit Absicht gewählt hast. Warum?
MICHAEL ALTHOFF: Also ich nenne das „The Lean Deal“ weil, Lean ist ein Deal. Lean ist ein Tauschgeschäft, ja? Lean ist entgegen der landläufigen Meinung KEIN Konzept, nur um den Ertrag oder die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Lean ist Menschlichkeit. Lean ist Spaß. Lean ist Leben. Und in einem Deal muss es immer Gewinner geben. Und hier in unserem Fall gibt es drei Gewinner. Es gibt einmal den Kunden, der durch eine Lean-Aktivität, bekommt er ein günstigeres, besseres Produkt zum schnelleren Zeitpunkt. Wir haben den Gewinner des Mitarbeiters, der Mitarbeiterin, die in einem Lean-Unternehmen wachsen kann. Die einen Job hat, an der er oder sie sich freitagsnachmittags freut montags wieder hinzugehen. Das heißt, er kriegt extrem viel Lebensqualität, Freude an der Arbeit, ein super Kollegium. Und natürlich, der dritte Gewinner ist der Chef der Firma oder des Konsortium, was sich über wachsende Gewinne oder wachsenden Ertrag natürlich freuen kann. Nur der wachsende Ertrag ist eigentlich witziger Weise ein Nebeneffekt, ein Bei-Produkt von Lean. Und deswegen, was ist drin für mich? Bedeutet, jeder der mit Lean konfrontiert wird, also wenn der Chef runter zum Staplerfahrer geht und sagt: „So, wir machen jetzt Lean:“ Dann kommt ja sofort erstmal: „Ja warum sollte ich? Wieso sollte ich das jetzt tun? Ich kriege 13 Euro oder 18 Euro die Stunde ja und ich kriege auch nachher nur 13 oder 18 Euro die Stunde, also von daher, warum soll ich deine krude japanische Sache hier durchziehen?“ „Weil du etwas davon hast, weil du etwas dafür bekommst. Du gibst was rein und du bekommst was raus. Nicht du gibst was rein und ich bekomme was raus.“ Das ist mein Punkt und das ist meines Erachtens bis jetzt sträflich vernachlässigt worden.
MAX MEISTER: Also das ist mit Sicherheit der Fall. Also das ist bei den ganzen Büchern, spielt es überhaupt keine Rolle, die ich gelesen habe. Allerdings ist es so, es gibt ja den, wenn man ein bisschen genauer drüber nachdenkt, gibt es ja unter anderem diesen Ausspruch „fix what bugs you“, also „Löse das was dich nervt“ sage ich mal übersetzt. Und wenn man sich jetzt vorstellt, man arbeitet an der Station in der Firma und man löst jeden Tag in kleinen Schritten die Sachen, die einen nerven, da steigt auch das sozusagen, wie sagt man, die Lebensqualität oder die Arbeitsqualität. Also man hat ja Sachen, die einen dann einfach in dem Sinne nicht mehr nerven. Aber ich verstehe, dass du das viel weiterführen möchtest, in dem Sinne.
MICHAEL ALTHOFF: „Ändere was dich nervt, fix what bugs you“, ist natürlich ein absoluter Schlüssel für alles. Nur geh etwas tiefer und frag dich, nervt die Mitarbeiterin, den Mitarbeiter, nervt die das wirklich, was DICH nervt? Sieht sie das gleiche was du siehst? Was nervt diese Person, ja? Du sagst: „Ja hör mal, nervt dich das nicht, wenn du hier drei Schritte zu viel gehen musst?“ „Nö.“
MAX MEISTER: Nö.
MICHAEL ALTHOFF: „Wieso? Ich kriege doch die gleiche Kohle dafür, es nervt mich nicht. Es hilft mir, meinen Tag schneller rum zu kriegen.“ Es geht um ein gemeinsames Ziel. Es geht darum, dass ihr als Team gemeinsam, ja, eure Arbeit oder das, was ihr tut, auf ein höheres Ziel steckt, wie das was ihr selber seid. Erst dann wirst du merken, es nervt nicht, aber für jemand anderen. Also in unserem Fall ist tatsächlich so, dass wir erstmal ganz am Anfang von Lean gesagt haben, warum tun wir das hier eigentlich alles? Warum stehen wir jeden Morgen auf? Warum kommen wir die 30, 40 Kilometer jeden Tag mit dem Zug, mit der Bahn oder mit dem Auto zur Arbeit, ja? Und das tagein, tagaus, bis wir zur Rente gehen. Nur um unsere Kohle zu verdienen, um unseren Mallorca-Urlaub damit zu finanzieren oder den Flachbildschirm, die Leasingrate abzuzahlen? Also egal wie viel Geld du verdienst, wenn du 8000, 9000, 10.000 Euro im Monat verdienst, dann gehst du nur fürs Geld arbeiten, kann ich dir garantieren, dass du ein scheiß Leben haben wirst, ja? Wenn du aber sagst, okay, ich setze dem Ganzen ein höheres Ziel und in unserem Fall haben wir wirklich gesagt, wir gehen morgens zur Arbeit, weil wir einen Kunden glücklich machen wollen. Wir haben einen Werbetechniker da draußen, eine Werbetechnikerin, die von Kopf bis Fuß in Folie eingewickelt („Scheiße“ brüllt). Entschuldigung, wenn ich das so sage. Und hier kommen wir und bringen dieser Person einfach ein super sau gutes Produkt, was dann da die Arbeit erleichtert. Und wir kriegen ja Feedback. Wir haben im Teil des Morningmeetings, haben wir die Rubrik Raving-Fans, das heißt, begeisterte Kunden. Wir lesen Briefe, E-Mails oder Facebook-Posts oder Instagram-Posts von Kunden, die sagen: „Hey danke, dass ihr uns das Ding da gebracht habt. Super, danke für diese mega Innovation, die mein Leben leichter macht.“ Und das Ganze kommt aus Japan, das kommt aus China, das kommt aus Südafrika und dann steht der Mensch, der am Laser steht oder der an der Verpackungsmaschine steht, der liest das. Er hört das.
MAX MEISTER: Er sieht, für wen er es macht, ja.
MICHAEL ALTHOFF: Er hört das. Er sagt: „Hey, das Teil, was ich da vor drei Tagen in der Hand hatte, was ich rausgeschickt habe, ist irgendwo in Australien angekommen und hat da irgendwie eine super coole Arbeit verrichtet und ich bekomme das Feedback jetzt.“ Das ist Gänsehaut pur. Das ist Teilnehmen an der ganzen Wertschöpfungskette und dann wird ein Schuh draus. Das wird dann wie ein Hype. Da willst du mehr von. Das ist wirklich eine Art Sucht, die einfach nur mega schön und positiv ist.
MAX MEISTER: Absolut nachvollziehbar. Und bei dem Deal gibt es mehrere Gewinner, deswegen finde ich den Titel gut. Also das Buch liegt jetzt sozusagen druckfrisch neben mir, das ist noch nicht veröffentlicht, aber wenn der Podcast hier rauskommt, wahrscheinlich schon. Also dementsprechend, da wirst du von mir definitiv Feedback bekommen.
MICHAEL ALTHOFF: Danke, ich freue mich.
MAX MEISTER: Nochmal zu dem Thema „fix what bugs you“, ich glaube, das muss man allerdings auch wirklich so leben, dass es nicht da drum geht, dass sozusagen andere das lösen, was mich als Chef stört. Also da wollte ich vorher nochmal reingrätschen. Sondern das habe ich schon so, also wir in unseren Babyschritten, die wir bisher gegangen sind, habe ich das so empfunden, dass die Mitarbeiter, die, ich sage mal, eine Tätigkeit immer wieder gemacht haben und da war ein Detail dabei, das sie gestört hat, dass die wirklich happy waren, wenn das weg war. Und da ging es jetzt nicht um irgendwie drei Meter, die weniger gegangen wären, weil, das wäre was, was für mich gut ist. Sondern da geht es einfach da drum, wie das Beispiel was ich dir unten gezeigt hat, diese Ausschütthilfe für unsere sozusagen Kleinstmengenzählwagen und das hat den einfach gestört, dass da immer Teile daneben gefallen sind und hängengeblieben sind und das stört ihn jetzt nicht mehr. Also das wollte ich nur sagen. Also bei „fix what bugs you“ in meiner Empfindung geht es eher da drum, dass die Mitarbeiter das was SIE stört, nicht das was mich stört.
MICHAEL ALTHOFF: Es ist natürlich nicht jeder gleich.
MAX MEISTER: Ja.
MICHAEL ALTHOFF: Natürlich hast du diese Rockstars, die dann, die stupst du an und dann fangen die an. Das ist wie eine Kettenreaktion, das ist einfach Wahnsinn, wie die dann wie so eine Walze durch den Schnee preschen. Aber es gibt auch eben Leute, die da ein bisschen lethargischer sind, die seit 20 Jahren diese Tätigkeit machen und sagen, wir in Rheinland sagen „Das haben wir immer schon so gemacht, das bliefte so.“ Ja und diesen Leuten musst du natürlich auch ein bisschen helfen und sagen, okay ja, schön, dass du das seit 20 Jahren so machst, aber denkst du, dass unser Kunde bereit ist das zu zahlen, was du grad siehst? Wir konkurrieren mit Billiglohnländern, wir konkurrieren mit fernöstlichen Ländern. Wenn du möchtest, dass die Wertschöpfung, der Job, das alles noch hier bei uns in Windeck bleibt, dann müssen wir zusammen überlegen, was nervt unseren Kunden an den Dingen hier, ja? Und für mich ist es eigentlich immer schön, das Beispiel zu nennen, wenn du Kassiererin im Lebensmittelmarkt bist und du hast einen Tag vor Weihnachten so ungefähr 35 Leute wütend und nörgelnd vor dir an der Kasse stehen und deine Kollegin neben dir hat die gleiche Reihe, dann könnt ihr nicht miteinander mal grad eben ein Schwätzchen halten, ihr könnt nicht grade ein Käffchen trinken oder euch die Nägel machen oder eine WhatsApp beantworten. Dann würdet ihr gelyncht, ja?
MAX MEISTER: Ja.
MICHAEL ALTHOFF: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deine wie meine jetzt in dem Fall, sind in der luxuriösen Situation, dass der Kunde uns nicht dabei zuschaut, aber deswegen haben wir trotzdem diese 35 Leute in der Warteschlange, ja? Die sind nur eben woanders. Und wir müssen die Achtsamkeit darauf hinlenken, ja, die Leute warten trotzdem. Wir können das nicht machen. Nicht wegen uns, nicht, weil wir das so festlegen, sondern weil wir einfach den Kunden glücklich machen müssen. Wie gesagt, 30, 40 Minuten Podcast reichen wirklich nicht, um ihnen zu erklären und zum „fix what bugs you“ gehört meines Erachtens auch noch use your brain and not your wallet. Also benutz deinen Verstand und nicht dein Portemonnaie. Und da ist es genau wie die Ausschütthilfe, ne? Was hat dich die Verbesserung gekostet?
MAX MEISTER: 30 Euro oder so.
MICHAEL ALTHOFF: Du hast einfach, nee, du hast einfach nur diesen Tisch da geändert? Ich glaube, das war so ein Tuppertopf.
MAX MEISTER: In dem Fall haben wir andere gekauft, die waren davor/ Es hat eigentlich nichts gekostet.
MICHAEL ALTHOFF: Ja, also marginal. Es geht da wirklich darum, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in dem Fall gesagt hat: „Hey, wenn wir statt einem viereckigen Pott einen runden Pott nehmen, dann ist mein Leben leichter.“ ja? Und du sagst: „Ey, wie geil ist das denn, hier, bitte schön, hast du einen runden Pott.“ Und du hast mit einem runden Pott für 30 Cent ein Lächeln auf das Gesicht eines Mitarbeiters gezaubert, da geben andere Leute, andere Firmen tausende von Euro aus für Motivationscoaching und Training und lassen ihre Leute über glühende Kohlen laufen und wir geben einen runden Pott und sind glücklich. Also Lean ist geil. Also absolut fantastisch.
MAX MEISTER: Ja sehr schön. Also in dem Fall, meiner Meinung nach schon eigentlich ein ganz gutes Schlusswort. Ich habe aber, also weil es mich tatsächlich selber auch so begeistert, habe ich noch ein bisschen kniffligeres Thema. Und zwar kann ich ja, hier in der Firma kann ich das Thema 2 second lean oder Leanverbesserung, kontinuierliche Verbesserung, das kann ich vorleben und kann es auch versuchen mit zu gestalten und kann mit gutem Beispiel vorangehen. Das ist, glaube ich, ganz wichtig sozusagen, dass das von, wirklich dass der Chef mit dabei ist, dass alle dann on board sind. Jetzt ist meine Frage aber, wenn ich bei mir zuhause das auch gerne sozusagen verbessern würde und meine Frau einfach sagt, ich soll mir diese Ideen eigentlich alle aus dem Kopf streichen, was würdest du dann machen?
MICHAEL ALTHOFF: Ja. Also das ist wirklich ein kniffliges Thema und ich bin der falsche Ansprechpartner für diese Antwort, weil ich wirklich tatsächlich der Meinung bin, dass Lean ein Konzept ist, um einem anderen Menschen zu helfen zu wachsen, ja? Also in dem Fall mein Kunde, mein Mitarbeiter. Weil, das Bindeglied hier ist monetäre Masse, klar, keine Frage, der Kunde muss ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlen und dafür, von diesem Geld geben wir einen Teil unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und einen Teil behalten wir selber. Natürlich ist die Schnittmenge immer irgendwo Geld. Außer in NGOs oder in Vereinen und so weiter, da funktioniert natürlich Lean auch, wenn das Ziel anders gesetzt ist. Aber in unserem Fall ist es die monetäre Masse und die hört in dem Moment auf, wo ich ausgestempelt habe, um nach Hause zu fahren. Wenn dich allerdings zuhause ein ungeordneter oder nicht aufgeräumte Garage, wenn dich die nervt, wenn du nervst, dass du Lebenszeit verlierst, indem du halt irgendwo nach deinem Schlauchboot suchst oder nach deiner, was weiß ich, Tasche und du deiner Frau klarmachen kannst: „Schatz, wenn ich weniger oder wenn wir weniger suchen müssen, können wir mit unserem Wohnmobil früher das Wochenende einläuten.“ Dann hat sie oder ihr habt dann direkt was davon, also ihr habt ein Benefit und dann wird sie auch sagen: „Mensch, wie cool, wenn wir weniger suchen, können wir mehr Wein trinken, Netflix gucken, mit den Kindern was tun, mit dem Hund rausgehen.“ Was auch immer ihr gerne mögt.
MAX MEISTER: Ja.
MICHAEL ALTHOFF: Dann wirst du merken, über dieses Ziel, über dieses ja höher gestellte Ziel wird dann ein Weg gefunden, wie können wir das erreichen und dann fangt ihr an/ Also ich bin da auch noch nicht. Ich habe natürlich, klar, mich nervt Spülmaschine ein und ausräumen, deswegen haben wir uns so ein Ding mit einer Besteckschublade geholt und da liegen die Gabeln direkt nebeneinander, die Messer direkt nebeneinander. Warum? Nicht weil ich ein Freak bin, sondern weil ich einfach geil finde, die Schublade aufzumachen und mit einem Griff alle Messer zu haben oder alle Gabeln, um die in eine Schubladenecke zu packen, damit ich den Mist nicht da irgendwie exzessiv stundenlang zuhause machen muss, ja?
MAX MEISTER: Ja.
MICHAEL ALTHOFF: Oder die Sachen, um die Toilette sauber zu machen, die sind griffbereit. Nicht weil ich da ein Freak bin, weil ich das irgendwie geil finde, sondern weil ich einfach kein Bock hab sauber zu machen, ja? Also das ist natürlich eine ganz einfache, ja, ein Trick, wie auch immer.
MAX MEISTER: Ja genau. Also in dem Fall, ich würde mal sagen, mein Ansatz war schon ähnlich in der Vergangenheit, aber ich werde es auf jeden Fall nochmal probieren. Vielen Dank für deine Zeit, super spannend. Ich finde oder ich kenne wenige, die das 2 second lean oder Leandeal so leben und die da so dahinterstehen wie du und dementsprechend würde mich das natürlich interessieren, wenn ich das Buch gelesen habe und wenn du ein bisschen Feedback dazu bekommen hast, wie das so ausschaut und da würde ich mich freuen, wenn wir vielleicht irgendwann nochmal auch eine zweite Ausgabe machen können. Dann komme ich aber mit Sicherheit zu euch nach Windeck.
MICHAEL ALTHOFF: Dann machen wir das Ganze mit Video dann. Vielen Dank, dass ich hier sein durfte, vielen Dank, dass ich mein Buch so ein bisschen protegieren darf und an alle da draußen, schaut euch Lean ein bisschen näher an, es hilft euch wirklich, ein besseres Leben zu führen. Und als Schlusssatz kann ich nur sagen, wir haben letztes Jahr durch diese Pandemie alle sehr viel Lebensfreude verloren und wir haben das bei uns sehr, sehr gut kompensieren können, indem wir durch Lean diese feste Struktur den Leuten die Normalität haben bieten können, die sie so dringend brauchten. Und nebenbei hat uns Lean und die Bereitschaft zur Veränderung, das schlanke Denken im Kopf, noch sehr, sehr, sehr gut finanziell durch die Krise gebracht. Guckt es euch an, es ist eine Leitkultur, die sich für jeden lohnt, ob politischer Verein, ob Gewerkschaft, Polizei, Firma, Verein, Kirche, Krankenhaus. Wir alle können Lean verdammt gut in unserem Leben brauchen und ich glaube, wir verlassen mit Lean die Welt ein Stückchen besser als wir sie vorgefunden haben.
MAX MEISTER: Sehr schön. Vielen Dank. Ein gutes Schlusswort und ja, bis demnächst in Windeck.
Links:
Translation:
Making the world a little better with Lean
Max Meister in conversation with Michael Althoff, Managing Director of Yellotools, Windeck.
„In very concrete terms, it’s simply that we give the employees and the female employees half an hour in the morning to improve what annoyed them yesterday.“
The company Yellotools Ltd. in Windeck has been using the 2 second lean process for almost 20 years. With a lot of success, as Michael Althoff, founder and CEO knows to tell in the current podcast with Max Meister.
Michael Althoff has now also written a book on the subject of lean management under the title „Lean Deal“. Reason enough to ask him in a podcast about the beginnings and further development of this management method in his own company. Because one thing becomes quite clear when listening to the conversation, Michael Althoff and his employees burn for the topic in the most positive sense of the word. And so the subtitle of Michael Althoff’s book is not surprising:
„what’s IN IT for me?“ could also be the headline above this podcast.
Have fun listening. And as always, we look forward to suggestions and thoughts at max@supplychainhelden.de
Transcript:
MAX MEISTER: Okidoki. Is it worth talking about an improvement that saves two seconds of time? Personally, I think yes, if you’re interested in that, by all means stay tuned. I have Michael Althoff with me today, from the company Yellotools, an absolute thought leader in Lean Thinking and has just written a book now, called „The Lean Deal“ and will be published soon. And for me, that’s a super exciting concept. We have partially implemented it in our company, I am not yet satisfied with large parts of it, but I will stay tuned. For me, it’s a totally inspiring podcast where I just say, gosh, there’s a lot to learn. And if we can get that a little bit, that people think lean, understand lean, then I’m sure there’s just more happy people, having fun at work and just doing better than if they don’t do it. And I wasn’t entirely satisfied at the end, with his answer on how to convince my wife that we adopt 2 second lean at home as well. But nonetheless, a really cool episode and I hope you enjoy it and as always, I welcome feedback at max@supplychainhelden.de. So here goes. Let’s see if this all works out. It looks pretty good. Okay, let’s get started then. Okidoki. So today I’m joined by Michael Althoff, CEO and founder of Yellotools, and he’s wearing a sweater that says, „Sign making is the best job in the world.“
MICHAEL ALTHOFF: Yes, sir.
MAX MEISTER: I’m guessing that you work in the industry, even though that’s not necessarily why you’re sitting here today, is it?
MICHAEL ALTHOFF: That’s where I earn my money, of course, and where my heart is, too, and where I get to bring Lean into my life. For me, advertising technology is the most beautiful job in the world, because it simply combines creativity, craftsmanship, psychology, colors, shapes, art and technology, everything. No two days are the same. You really have to deal with the wildest materials, with people, with tasks, with art, and without craftsmanship, without manual skills, nothing works. So it’s a brilliant mix where you just, where it never gets boring.
MAX MEISTER: Yes. I can definitely imagine that. But you’re sitting here today because I’m also interested in a topic that drives you a lot. And I’d like to quickly expand on that. Years ago, I read the book „2 second lean“ by Paul Akers and then I got one or two guys in my logistics department interested in the subject. And in the end, I would summarize it like this, it’s about continuous improvement in very, very, very small steps. And I’m going to try to tease out a little bit today, because you’re already very far along on this journey, how you’ve approached the whole topic, so to speak. And now I would be interested to know how you define the topic of „2 second lean“?
MICHAEL ALTHOFF: So maybe we really need to back up a little bit. I started my company 17 years ago, just also from a, yeah, you know that, you know, the best ideas start with, „Hold my beer.“ It was the same with me, I then also started from my advertising technology company with a product idea and that became more and more, more and more. And the whole thing went into chaos, it turned into anarchy, because it simply became far too much. And at that time I had the great fortune that Paul Akers had been my friend for well over 20 years. I met Paul when he wasn’t yet doing lean, or at that time everyone was still calling it kaizen or whatever you want to call it. But he just started with it and we met, not because of the topic, but because we were and are friends. And then I sat with him in the little café and poured my heart out to him and told him, „Hey, man, I think I’m going to give this back, because I’m just in chaos. I can’t get people on track, I can’t get the goods out the door, and my life is really going down the tubes right now because everything is just chaos and the people around me, they all seem stupid, right? They don’t know what to do and are only busy with themselves and don’t concentrate on what would be important right now.“ And that’s when Paul, in his inimitable way, asked me and said, „Listen, with all the errors and problems that come up at your Yellotools company, what percentage of them are human errors and which are process errors?“ And that’s when I said very clearly, „Well, in my company, at least 70 percent human error, if not more.“ Yes? So I was reviewing the week before and I’m thinking, „Oh God the pallet and the and return and wrong delivery, oh God, it’s all chaos.“ And that’s when Paul just laughed at me and said, „Nah you watch it, it’s like this, in a company it’s 99 percent process error and only 1 percent human error.“ And then I wanted to hit him on the head with one of those heavy American coffee cups, because I thought, you don’t know us, you don’t know what makes us tick. You don’t know about the German work mentality. You have hire and fire here in America, we don’t have that here, we have to go through some things. Then I put the question back to him. I say, „Okay, you with your great lean company, what’s the biggest mistake that still happens in your company, in your lean lubricated super company?“ And there he took a second to answer the question and says, „The biggest mistake at Fast Cap,“ meaning his company, „is what’s called guessing – assuming.“ Assuming that…, assuming that…. If you as a boss assume that you’ve trained all the people so right, you’ve trained the people right, everybody knows what to do, then he’s got a problem. Because namely you are the assumption and that is the mistake. You can’t assume it, you have to know it. You have to learn that when the mistake happened NEVER attack the person, always attack the process first.
MAX MEISTER: Well, I can understand that very well, I see it similarly. I think it’s important, so to speak, that you do many things yourself down to the last detail and look at them. Of course, you can’t do that for everything. But I’d still be interested to know how you actually got started?
MICHAEL ALTHOFF: There, too, of course, I didn’t know, at the beginning there was the realization, so I flew home and thought to myself, man, is he really right? And then I looked at my company and my mistakes and my problems for a week or two, and it was really the case that whenever a mistake happened, I assumed that I had the right person in the right place. That was not the case. And of course I then called Paul again and said, „Gee, what do I do next?“ And then he invited me and said, „Okay, you can come to us, you can look at it, you can see the way we’re going and then you can think for yourself what you want to do.“ And then I went to see him and then I actually saw these instruments that he plays, like this so-called three S’s, then this Morning Meeting, so all these technical terms, which have certainly been addressed here before.
MAX MEISTER: Whereby in that case, describe very briefly, what does a morning meeting like that look like?
MICHAEL ALTHOFF: Yes, I’ll be happy to come back to that. In any case, I looked at it with him and of course I also thought, I’ll never get that through here, I’ll never get that from America to Windeck, in the Bergisches Land, in the beautiful Siegtal. But I simply did what he told me to do. I simply stubbornly followed his path. He also told me then, „I’ve already made all the mistakes for you, you can copy the solution or go your own way.“ In very concrete terms, it is simply that we give the male and female employees half an hour in the morning to improve what annoyed them yesterday. That is, we give these so-called three S’s, it’s usually five S’s, five unpronounceable Japanese names that really no non-high school graduate like me or forklift operator or whatever, we’ve broken it down to these three S’s. This sweeping, sorting, standardizing, that simply describes these, cleaning the workplace, sorting out the workplace and standardizing. Sounds more complicated than it is. You have to see, it’s really quite simple. In any case, we have half an hour a day to become, yes, two seconds better than yesterday. Two seconds faster, two seconds of higher quality. The two seconds are simply a placeholder for a little bit, so that we don’t overload our employees and demand that they make a big effort every day. That would quickly tire them out.
MAX MEISTER: A quick question in between, and that is, tell us an example of what you’ve seen now down here in logistics that would be such a classic, a quick-win or such a small improvement, what did you notice? An example for the listeners?
MICHAEL ALTHOFF: Well, I’ve seen, for example, you have label printers at one station and everybody who has a label printer knows that they have to tear the labels off by hand, over a tooth bar like that and that tooth bar, it leaves an insane amount of paper dust. Paper dust is the most disgusting thing you can imagine and you have this thing right on top of a computer. On such a little flat intercomputer and that paper dust goes right into the hard drive, goes right into all these fan things and you’re going to have to replace the thing once a year because it’s just frit. Put that thing somewhere else, yeah, that computer is going to be three, four years old. So that means the thousand euros that’s going to be there is NOT going to be charged to your customer. Now that’s just something I saw really quickly this morning.
MAX MEISTER: Exactly.
MICHAEL ALTHOFF: But you guys are already pretty cool on the road with Lean, I have to say quite honestly.
MAX MEISTER: Yeah. But actually, everybody who knows me knows how I reacted when you pointed to the computer. And of course I’m not thrilled when I discover something like that. But the thing is, in that case you pointed it out to me. The exciting thing about the concept is that by trying to get better in such small steps, so to speak, you have a completely different scope for design. And in the first step, I thought to myself, „Oh, Max, you can’t do that. You can’t leave the label printer there on the computer.“ But it was, that’s a potential for improvement and that’s why it’s actually nice when you sort of point it out in small steps and say, „Oh, here, we have to do this differently.“ So that’s why, I say, my short-term annoyance quickly gave way actually to a positive feeling and I say, „Gee, we’ll do that better in the future.“
MICHAEL ALTHOFF: Yes, annoyance is, after all, the completely wrong approach here, because we mustn’t forget, the whole thing already comes from Toyota somewhere, comes from Japanese and is called kaizen there, so that’s made up of these two words kai and zen and that stands for „never good,“ yes? So. There’s no end to improvement and that’s also a key for me because we have to learn to accept that. We have to learn to accept that there is no end to improvement. And then maybe the whole story starts to drift into the esoteric as well, that you say, okay, if it’s never going to be perfect, why should we do it? Because the way to get there is fun. Because simply this permanent growth with the product, with the customer, with the process, with the employees, that this whole growth, this never-ending growing, that this is simply a mega exciting journey and every day is just cooler than the other and that for an unforeseeable long time. I mean, that’s just brilliant.
MAX MEISTER: Yeah, well actually, if you take it the same way, I feel the same way. Of course, I also have times when I don’t feel this growing in that sense every day. At least that’s the case with me. But I don’t find that bad either, so rather that’s also that, that’s a journey and every day a new value to go on it. But I have another question, so please describe again, you have the three S process in the morning, half an hour, where you try to tidy up the workplace, clean it out, restore everything to how it should be optimal as a rule, so to speak. And during that time, employees are also allowed to invest time, in improvements?
MICHAEL ALTHOFF: And standardize. So that’s the third S, and I think that’s the most important thing. You question the process, what didn’t go optimally yesterday? What was annoying me? What was annoying me? Where do we have a bottleneck, right? Where do we have a speed bump like that? Where are we not getting anywhere? And that one we take on, we attack the process. We know, we might have rubbed up against something interpersonally yesterday and we take that over to the Morning Meeting as well and actually discuss that in collectives, so in the big brain, not in the small. And we then say, okay, what can we change to never have this problem that we had yesterday again. And that’s where, wow, that’s where the whole appeal is for me, and that’s where the magic of this whole philosophy is for me. So I can’t describe it in any other way, you have to see it.
MAX MEISTER: Yes, but I can well imagine it, the way you describe it. You’ve also written a book, so we’ll get to that later. But I want to do it again quickly, so „Three S-íng in the morning“ and then we’ll have a Morning Meeting. What does it look like for you at Yellotools?
MICHAEL ALTHOFF: Well, of course we have given the Morning Meeting a fixed framework, so that you can shimmy along a railing in some way. But nothing is more constant than change, as Nitsche already knew. Of course, we also have a lot of leeway and are flexible. But basically it just goes like this, that we do this story according to a fixed ritual, to explain it here in detail would really go beyond the scope of this podcast. But the key points are that we read out the sales figures from the previous day and let our employees know where we stand, what needs to be done, and what we need to do. If we are on track, we are all safe. Then we talk about problems, talk about mistakes. We talk about improvements. We talk about peculiarities in the daily routine. We have established one thing, we call it 2 hours of power. At that moment, departments are invited to announce if they are somehow behind with their goals, if the daily goal cannot be achieved because there are too few employees, and then employees from other departments agree to help for two hours. And that’s when it’s really cool because, you see our media designer putting on an apron and going down to the shipping department to pack. You see our buyer going into the carpentry shop and helping sand parts. So there’s a huge amount of cross training and it’s team building at its finest because everyone knows I can rely on each and every one of the others. If something hangs with us, then it goes off. We have many small individual components in this morning meeting, which is also permanently changed. If we notice that it’s not working the way we want, we do it differently. We watch the so-called hundred-second daily news every morning so that everyone is a little bit up to date, and at times when we don’t have Corona we do a little bit of sport at the beginning, so three minutes of loosening up, stretching exercises and stories like that. Yeah, must watch, it’s quite a great thing.
MAX MEISTER: Exactly, that’s why I went into it, because, of course, I’ve been watching, so my wife is messing with me about it, because I watch logistics or lean videos on the weekend Saturday morning, via YouTube, that’s why I’ve seen a lot of the videos, so to speak, and I know that the morning meeting is important. Two questions, first, who all attends and how long does it last? So that you can estimate the investment a little bit from your side as well.
MICHAEL ALTHOFF: All of them. Absolutely all of them. So that’s the most important thing. Everybody participates. So our customers have gotten used to no one being available on the phone from 8:30 to 9:00, they know that, they also know why we do it. It takes half an hour, give or take. We’ve had morning meetings before that were over after 16 minutes. Some of them even last 42 minutes. We try to keep it somewhere within the half hour, because otherwise you get bogged down. The crisper, the shorter, the better. But we give ourselves half an hour. That means, with the three S’s and the morning meeting together, it’s one hour. That means we actually only work six hours a day, if you subtract the breaks. And I can tell you one thing, we now get more done in six hours than we used to get done in the whole week, and that’s incredible. Because ideas and suggestions for improvement are coming in. Things are being put on the table. You as a boss or as a founder or whatever, you just stand there, you have goose bumps because you see how your team pushes you. So you know it yourself or most of the company CEOs out there listening to us now, they know the problem that they actually have to constantly pull some people behind them and say, hey come on, I have a cool idea, I have a great thing, let’s try this, please come on, believe me, trust me, mamama. And that makes you tired, that makes you down, that just makes you cold and lethargic. But if you are now like me or like many other lean companies, of which I know this one hundred percent, if you are suddenly carried by your colleagues, pushed, if all these suggestions for improvement are unsupervised one to one, implemented yourself, you simply went to a trade fair for a week, you come back, and all of a sudden there’s a hole in the wall, because you realize that we’ve used a spaghetti diagram to determine that it would be great to have a door there, and you’ve pulled it off and can prove to me that we can now produce this product 20 percent faster. Then you just have goose bumps all over again. That’s just beautiful.
MAX MEISTER: Yes. I can imagine that very well, and in some areas I have experienced it myself. Now I’m still concerned, if a listener feels inspired now and says, man, that sounds good, so on the one hand he should of course read your book here „The Lean Deal“, I’ll ask two or three things about that. But how would you recommend he should start with that?
MICHAEL ALTHOFF: That’s exactly why I wrote this book. I have, this is a little bit, so this is my gratitude that I give back to all the lean mentors that I’ve been able to see, experience, and learn from in my life. They are incredibly brilliant people out there who are dedicated to this system and who open their hearts and their doors that you can go for free, look, how do they do that, what do they do, why do they do that. Because they have internalized networking the way we have. And I wrote this book exactly on the principle that you kind of have a step-by-step guide. How do I get started, what’s the best thing to do, what mistakes are going to come up, what problems are going to come my way, how can I solve those. That’s my path, of course. Of course, this is just my snapshot of what I’ve seen in my life. But I’ve had a lot of people confirm to me that if they do it the same way I did it from Greg Lea, from Ashley Bayley, from Paul Akers, from all these people just adapted one to one first for me and then brought in my nuances. If I do it that way, I’m successful. Period. So I have a pre-programmed forecast, I can prove it, I can prove it a hundred percent. And then you can always say, okay, this and this doesn’t work for us like this, or we have a better idea. But if you have a better idea, I want to hear about that better idea, because, I’ve been doing Lean now, I don’t know, thirteen, fourteen, fifteen years, yeah, I think so, and I’m still curious like a little kid to walk through your company this morning and see that you’re doing two, three things much, much more awesome than I am. That’s not where envy comes in for me, that’s where I’ve got bumblebees in my butt and I want to go straight home and make this happen. I think that’s just awesome or to see how big a company can grow like yours, yeah. And I know I’m 17 years in now with Yellotools, but the sky is the limit. And that’s just awesome.
MAX MEISTER: Yes. So in that case, I also see it very similarly. You learn with every visit and you see opportunities everywhere. So let’s go back very briefly to the book, it’s called „The Lean Deal“ and above all, what’s in it for me? I’m, well I’ve read a lot of Lean books as well and I’m sure you chose the subtitle or the tagline on purpose. Why?
MICHAEL ALTHOFF: Well, I call it „The Lean Deal“ because, lean is a deal. Lean is a tradeoff, right? Lean, contrary to popular belief, is NOT a concept just to increase a company’s revenue or efficiency. Lean is humanity. Lean is fun. Lean is life. And in a deal, there must always be winners. And here in our case, there are three winners. Once there is the customer, who through a Lean activity, he gets a cheaper, better product at the faster time. We have the winner of the employee, the employee who can grow in a lean company. Who has a job that he or she looks forward to going back to on Friday afternoons on Mondays. That means he or she gets an extremely high quality of life, enjoyment at work, a super collegium. And of course, the third winner is the boss of the company or consortium, which is happy about growing profits or growing earnings. But the growing profit is actually a side effect, a by-product of Lean. And therefore, what is in it for me? Means, everyone who is confronted with Lean, so when the boss goes down to the forklift driver and says: „So, we are now doing Lean:“ Then immediately comes first: „Yes, why should I? Why should I do that now? I get 13 euros or 18 euros an hour, yes, and I’ll only get 13 or 18 euros an hour later, so from there, why should I do your crude Japanese thing here?“ „Because you get something out of it, because you get something for it. You put something in and you get something out. Not you put something in and I get something out.“ That’s my point, and I think that’s been criminally neglected up to now.
MAX MEISTER: Well, that’s certainly the case. So that’s with all the books, it doesn’t matter at all that I’ve read. However, if you think about it a bit more carefully, there is, among other things, the saying „fix what bugs you“, which means „solve what bugs you“. And if you now imagine that you work at the station in the company and you solve the things that annoy you in small steps every day, this also increases, as it were, how do you say, the quality of life or the quality of work. So you have things that simply don’t bug you anymore in that sense. But I understand that you want to take this much further, in that sense.
MICHAEL ALTHOFF: „Change what bugs you, fix what bugs you“ is of course an absolute key for everything. Just go a little deeper and ask yourself, does the employee, does she really care about what bugs YOU? Does she see the same thing that you see? What’s bugging this person, right? You say, „Yeah listen, doesn’t it bug you when you have to walk three steps too many here?“ „Nope.“
MAX MEISTER: Nope.
MICHAEL ALTHOFF: „Why? I get the same money for it, it doesn’t bug me. It helps me get my day over faster.“ It’s about a common goal. It’s about you as a team working together, yes, putting your work or what you’re doing to a higher goal, like what you are yourself. Only then will you realize, it doesn’t suck, but for someone else. So in our case it’s actually that we first said at the very beginning of Lean, why are we actually doing all this? Why do we get up every morning? Why do we come the 30, 40 kilometers to work every day by train or by car, yes? And we do it day in, day out, until we retire. Just to earn our money, to finance our vacation in Majorca or to pay off the flat screen, the leasing rate? So no matter how much money you earn, if you earn 8000, 9000, 10,000 euros a month, then you go to work just for the money, I can guarantee you that you will have a shitty life, yes? But if you say, okay, I’m going to set a higher goal for this, and in our case we really said, we go to work in the morning because we want to make a customer happy. We have an ad tech out there, an ad tech wrapped head to toe in foil („Shit“ yells). Excuse me for saying it like that. And here we come and just bring this person a super sau good product, which then makes the job easier there. And we do get feedback. We have in the morning meeting part, we have the raving fans section, that is, raving customers. We read letters, emails or Facebook posts or Instagram posts from customers who say, „Hey thanks for bringing us that thing there. Awesome, thank you for this mega innovation that makes my life easier.“ And the whole thing comes from Japan, that comes from China, that comes from South Africa, and then the person standing at the laser or the person standing at the packaging machine, he reads that. He hears that.
MAX MEISTER: He sees who he’s doing it for, yes.
MICHAEL ALTHOFF: He hears that. He’s saying, „Hey, that thing that I had in my hand there three days ago, that I sent out, it arrived somewhere in Australia and kind of did a super cool job there, and I’m getting the feedback now.“ That’s pure goosebumps. That’s participating in the whole value chain and then it becomes a shoe-in. That then becomes like hype. It makes you want more of it. It’s really a kind of addiction that’s just mega beautiful and positive.
MAX MEISTER: Absolutely understandable. And there are multiple winners in the deal, so I think it’s a good title. So the book is sort of hot off the press next to me now, that’s not published yet, but when the podcast comes out here, it probably will. So accordingly, you’ll definitely get feedback from me on that.
MICHAEL ALTHOFF: Thank you, I’m looking forward to it.
MAX MEISTER: Again, on the topic of „fix what bugs you,“ I think you really have to live that, though, that it’s not there for others to solve what bugs me as the boss, so to speak. So I wanted to intervene again beforehand. Instead, in the baby steps that we have taken so far, I have felt that the employees who, let’s say, have done an activity over and over again and there was a detail that bothered them, were really happy when that was gone. And it wasn’t a matter of somehow three meters less, because that would be something that is good for me. But it’s simply about the fact that, like the example I showed you below, this discharge aid for our smallest quantity counting trolleys, so to speak, and that simply bothered him that parts always fell off and got stuck, and that doesn’t bother him anymore. So I just wanted to say that. So „fix what bugs you“ in my perception is more about the employees fixing what bugs YOU, not what bugs me.
MICHAEL ALTHOFF: Not everybody is the same, of course.
MAX MEISTER: Yes.
MICHAEL ALTHOFF: Of course, you have these rock stars who then, you nudge them and then they start. It’s like a chain reaction, it’s just crazy how they rush through the snow like a roller. But there are also people who are a bit more lethargic, who have been doing this job for 20 years and say, we in the Rhineland say, „We’ve always done it that way, it stayed that way.“ Yes, and of course you have to help these people a little bit and say, okay, yes, it’s nice that you’ve been doing it this way for 20 years, but do you think that our customer is willing to pay what you see right now? We’re competing with low-wage countries, we’re competing with Far Eastern countries. If you want the added value, the job, everything to remain here in Windeck, then we have to consider together what annoys our customers about the things here, yes? And for me it is always nice to give the example, if you are a cashier in the grocery store and one day before Christmas you have about 35 people standing in front of you at the checkout, angry and nagging, and your colleague next to you has the same row, then you can’t just have a chat with each other, you can’t just drink a coffee or do your nails or answer a WhatsApp. Then you would be lynched, right?
MAX MEISTER: Yes.
MICHAEL ALTHOFF: Our employees, yours like mine now in this case, are in the luxurious situation that the customer is not watching us do this, but that’s why we still have these 35 people in the queue, yes? They’re just somewhere else. And we have to bring mindfulness to it, yes, people are still waiting. We can’t do that. Not because of us, not because we set it that way, but because we just have to make the customer happy. Like I said, 30, 40 minutes of podcast is really not enough to explain to them and part of the „fix what bugs you“ I think is also use your brain and not your wallet. So use your brain and not your wallet. And there it is just like the distribution aid, ne? What did the improvement cost you?
MAX MEISTER: 30 euros or so.
MICHAEL ALTHOFF: You just, nah, you just changed that table there? I think it was a tuppertop like that.
MAX MEISTER: In that case, we bought others, they were before/ It didn’t really cost anything.
MICHAEL ALTHOFF: Yeah, so marginal. It’s really a matter of the staff member in that case saying, „Hey, if we use a round pot instead of a square pot, my life will be easier.“ Yeah? And you’re like, „Yo, how awesome is that, here you go, you have a round pot.“ And you put a smile on an employee’s face with a round pot for 30 cents, other people, other companies spend thousands of euros on motivational coaching and training and make their people walk over red hot coals and we give a round pot and we’re happy. So lean is awesome. So absolutely fantastic.
MAX MEISTER: Yes very nice. So in that case, in my opinion already actually quite a good conclusion. But I have, well, because I’m actually so excited about it myself, I have a little bit more tricky topic. And that is that I can, here in the company, I can exemplify the topic of 2 second lean or lean improvement, continuous improvement, and I can also try to help shape it and can set a good example. I think that is very important, so to speak, that the boss is really involved, that everyone is on board. But now my question is, if I would also like to improve this at home, so to speak, and my wife simply says that I should actually put all these ideas out of my mind, what would you do then?
MICHAEL ALTHOFF: Yes. So that’s really a tricky one and I’m the wrong person to answer that because I really actually think that lean is a concept to help another person grow, yes? So in that case, my customer, my employee. Because, the link here is monetary mass, sure, no question, the customer has to pay for a product or a service and for that, from that money we give a part to our employees and a part we keep ourselves. Of course, the intersection is always money somewhere. Except in NGOs or in associations and so on, there of course Lean also works, if the goal is set differently. But in our case it’s the monetary mass and that stops the moment I punch out to go home. However, if at home you have a disorganized or not tidy garage, if that annoys you, if you are annoyed that you lose life time just looking somewhere for your dinghy or for your, I don’t know, bag and you can make clear to your wife: „Honey, if I have to search less, or if we have to search less, we can ring in the weekend earlier with our RV.“ Then she’ll have or you’ll have directly, so you’ll have a benefit and then she’ll also say, „Gee, how cool, if we search less, we can drink more wine, watch Netflix, do stuff with the kids, take the dog out.“ Whatever you guys like.
MAX MEISTER: Yeah.
MICHAEL ALTHOFF: Then you’ll realize, about this goal, about this yes higher goal then a way is found, how can we achieve that and then you start/ So I’m not there yet either. Of course, of course, I’m annoyed by putting in and taking out the dishwasher, so we got one of those things with a cutlery drawer and the forks are right next to each other, the knives right next to each other. Why? Not because I’m a freak, but because I just think it’s cool to open the drawer and have all the knives with one handle or all the forks to put them in a drawer corner, so I don’t have to do the crap there somehow excessively for hours at home, yes?
MAX MEISTER: Yes.
MICHAEL ALTHOFF: Or the things to clean the toilet, they’re ready to hand. Not because I’m a freak, because I think that’s kind of cool, but because I just don’t feel like cleaning, yeah? So of course that’s a very simple, yes, a trick, whatever.
MAX MEISTER: Yes, exactly. So in that case, I would say my approach has been similar in the past, but I will definitely try it again. Thank you very much for your time, super exciting. I find or I know few who live the 2 second lean or Leandeal so and who stand there so behind it as you and accordingly I would be interested of course when I have read the book and if you got a little feedback on it, how that looks like and there I would be happy if we can do maybe sometime again also a second edition. But then I’ll certainly come to Windeck to see you.
MICHAEL ALTHOFF: Then we’ll do the whole thing with video. Thank you very much for having me here, thank you very much for letting me promote my book a little bit and to all of you out there, take a closer look at Lean, it really helps you to lead a better life. And as a final sentence, I can only say that we all lost a lot of joy in life last year because of this pandemic and we have been able to compensate that very, very well in our case by being able to offer people the normality that they so desperately needed because of Lean and this fixed structure. And by the way, lean and the willingness to change, the lean thinking in our heads, got us through the crisis financially very, very, very well. Look at it, it’s a leading culture that’s worthwhile for everyone, whether it’s a political association, a union, a police force, a company, a club, a church, a hospital. We can all damn well use Lean in our lives, and I think we leave the world a little bit better than we found it with Lean.
MAX MEISTER: Very nice. Thank you very much. A good closing and yes, see you soon in Windeck.